ما تكلفة الاستمرار في العمل بعمليات يدوية؟

التكلفة ليست فقط في الساعات

الإجراءات اليدوية تكلف الوقت الذي ينفذها، و الوقت الذي يمنحه، و الوقت المفقود عندما تصل المعلومات بشكل خاطئ. إنها تكلف فرصة أيضاً طلب يستغرق وقتاً طويلاً للدخول، رصاصة تتلقى ردًا متأخرًا، وتقرير يصبح جاهزًا فقط بعد اتخاذ القرار هما خسائر في نفس النظام.

قبل شراء أداة، قم بتخطيط الطريق الحالي. اكتب كل رسالة وكل مؤتمر وكل قرار الهدف ليس توثيق كل شيء. هو العثور على مكان توقف أو عودة العمل أو يعتمد على شخص معين.

قياس أربع إشارات

استخدم أسبوعًا حقيقيًا كنموذج لا تقرأ المشهد المثالي. لاحظ العملية كما تجري اليوم.

• حجم: عدد المرات التي تقوم بها المهمة.

• الوقت: كم من العمل البشري يتطلب كل تنفيذ.

• الخطأ: عدد الإصلاحات أو الخسائر أو الاتصالات الإضافية التي تظهر.

• التأثير: ما يتوقف عن البيع أو الإستجابة أو التشغيل أثناء انتظار المهمة.

الأولوية هي تردد مرات التأثير

أفضل أول أوتوماتيكية نادراً ما تكون الأكثر تطوراً. إنها التي تحدث كثيرًا، وتتبع قواعد واضحة وتطلق خطوة مهمة في العمل. التكامل البسيط بين النموذج والسي آر إم والخدمة يمكن أن ينتج أكثر تأثيرًا من أنظمة كاملة تم بناؤها قبل أن تكون العملية واضحة.

يبدأ بمخطط كامل. الدخول، القاعدة، الاستثناء، الخروج والمسؤول. إذا لم يتم تعريف أحد هذه الأجزاء، فإن التلقائية تسريع فقط في الارتباك.

تعيين الحساب قبل المشروع

سجل التكلفة الحالية والنتيجة المتوقعة وكيف سيتم مقارنة الاثنين بعد الإطلاق. فكر في تنفيذ وتصنيع وتبني فريق العمل. إذا كان الفائدة تعتمد على تغيير السلوك، فإن هذا التغيير هو جزء من المشروع.

القرار بسيط عندما يكون الحساب مرئيًا. أوتوماتيك أولاً ما يقلل من الانتظار أو يتجنب الخطأ أو يطلق القدرة التجارية. فقط بعد أن تقوم بتوسيع النظام.

كيف تحسب التكلفة الحقيقية لعملية يدوية؟

احسب التكلفة باستخدام الأسبوع الملاحظ وليس تقدير متفائل. إضافة وقت التنفيذ، المؤتمر، التصحيح والانتظار. ثم تسجل التأثير التجاري أو التشغيلي الناجم عن التأخير. النتيجة ليست حقيقة قابلة للحساب. إنه أساس مقارن لتحديد مكان البحث أولاً.

يمكن أن تستغرق عملية ساعات قليلة ومع ذلك تكون أولوية. هذا يحدث عندما يمنع التسويق أو يزيد من وقت الاستجابة أو يمنع فريق آخر من العمل. لذلك يجب أن تظهر التكلفة والتأثير بشكل منفصل.

أي أوتوماتيكية يجب أن تدخل أولاً؟

يجب أن يجمع التلقيح الأول بين التردد العالي، والقاعدة المستقرة، والمخرج الذي يمكن التحقق منه. إذا كانت العملية تتغير كل أسبوع أو تعتمد على محاكمة غير مُوثقة، فابدأ بتطبيق القرار. التلقائية قبل ذلك تنقل الارتباك إلى النظام وتجعل كل استثناء أكثر تكلفة.

استخدم مقياس بسيط من واحد إلى خمسة لتكرار وتأثير وضوح القاعدة وسهولة التحقق. اعطي الأولوية لتدفق أعلى نقاط مجتمعة. ثم تختار فقط مسارًا كاملًا، من المدخل إلى المخرج الذي يستخدمه شخص ما.

كيف يمكن اختبارها دون تحويل الطيار إلى نظام آخر؟

حدد فترة قصيرة، مجموعة صغيرة، ومقياس قبل وبعد. يجب على الطيار أن يتعامل مع بيانات حقيقية، ولكن بمخرج آمن للخطأ. سجل من يمكنه إيقاف التدفق، وكيف يعود العمل إلى الوضع اليدوي، وما هي الاستثناءات التي سيتم تحليلها في النهاية.

الاختبار المفيد يجيب على أربعة أسئلة: هل انخفض الوقت الإجمالي، وهبطت الأخطاء، وتبنت الفريق التدفق، وتحسن النتيجة التجارية أو التشغيلية؟ إذا كانت الإجابة هي فقط "لقد عملت الأداة"، فإن الطيار لم يثبت قيمة للعمل بعد.

ما هي الأخطاء التي تجعل الآلات أكثر تكلفة؟

• تلقائيّة خطوة منفصلة وترك الفريق ينسخ النتيجة إلى النظام التالي.
• فقط قياس السرعة وتجاهل التصحيحات والانتظار والتبني.
• إنشاء الكثير من القواعد قبل ملاحظة الاستثناءات الحقيقية.
• لا تحدد من يحافظ على التكاملات والوصولات والتحذيرات بعد الإطلاق.
• شراء منصة قبل مقارنة التكلفة الحالية بالنتيجة المتوقعة.

أسئلة متكررة عن العمليات اليدوية

هل كل المهمة المتكررة يجب أن تكون آلية؟

لا، لا، لا مهمة نادرة أو رخيصة أو غير مستقرة يمكن أن تكلف أكثر من التلقائية من التنفيذ. ضع الأولوية على ما يجمع بين الحجم والقاعدة الواضحة والإثارة ذات الصلة. الهدف ليس إزالة كل عمل بشري. إنه إزالة العمل الميكانيكي من النقاط التي تحد من العمل.

كيف نعرف إذا كانت المشكلة عملية أو أداة؟

قم بتنفيذ التدفق على أداة بسيطة وراقب أين تظهر الشكوك والانتظار والإعادة التشغيل. إذا لم يوافق الفريق على القاعدة أو المسؤولية أو الخروج، فإن المشكلة تبدأ في العملية. إذا كان الجميع يوافقون على ذلك، ولكن المرور يتطلب نسخة ومؤتمر، هناك مشكلة في الأداة أو التكامل.